กฏ 80/20 คิดขึ้นโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียนนามว่า Vilfredo Pareto ในปี 1906 โดยเขาได้พยายามคิดสูตรที่จะอธิบายการกระจายความมั่งคั่งในประเทศอิตาลี เขาได้สังเกตดูแล้วคนพบว่า 20% ของประชากร จะมีสินทรัพย์และความมั่งคั่งเป็น 80% ของสินทรัพย์ความมั่งคั่งทั้งหมดในประเทศ

ต่อมาในปี 1930 – 1950 นักคิดเกี่ยวกับเรื่อง Quality Management นามว่า Dr. Joseph Juran ได้นำแนวความคิดของ Pareto ไปใช้ต่อ แล้วหลักนี้ ก็กลายชื่อเรียกเป็น หลักการของ Pareto หรือ กฏ 80/20 นั่นเอง

ในงานของ Dr.Juan กฏ 80/20 หมายถึงข้อผิดพลาดในการผลิต หรือของมีตำหนิผิดพลาดจากการผลิต 20% นั้น เป็นปัญหา 80% ของปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งหมด

ส่วนในเรื่องของการบริหารโครงการ หรือ Project Management กฏ 80/20 หมายถึง 20% ของการทำงาน (ในที่นี้คือ 10% ในการเริ่มต้น และ 10% ก่อนสิ้นสุดงาน ใช้เวลาและพลังงานไป 80% ของเวลาและพลังงานทั้งหมด 20% ของเนื้อหาประชุมทั้งหมดเป็นส่วนที่มีค่า 80% ของทั้งหมด

ส่วนเรื่อง Supply Chain กฏ 80/20 หมายความว่า 20% ของชนิดสินค้าทั้งหมด จะกินพื้นที่เก็บใน warehouse ไป 80% ในขณะที่ 80% ของชนิดสินค้า จะมาจาก 20% ของ supplier ทั้งหมดที่ใช้  และ 80% ของยอดขาย จะมาจาก 20% ของพนักงานขายทั้งหมด 20% ของพนักงานทั้งหมดจะเป็นผู้ก่อปัญหา 80% จากปัญหาทั้งหมด และ 20% ของพนักงานทั้งหมด จะผลิต 80% ของยอดผลิตทั้งหมด
คนที่ผ่านเข้ามาในชีวิตเรา มีเพียง 20% ของคนทั้งหมดที่มีอิทธิพลกับชีวิตเรามากถึง 80% ของที่อิทธิพลทั้งหมดที่เราได้รับมา

คนทำงานที่เจริญก้าวหน้า ซึ่งเป็น 20% ของคนทั้งหมด จะมีลักษณะ จดจ่ออยู่กับกิจกรรมที่ไปสู่จุดมุ่งหมายหลักของชีวิต ทำในสิ่งที่ต้องการทำหรือทำให้รู้สึกดี อาจจะทำในสิ่งที่ไม่ต้องการบ้าง แต่ทำเพราะว่ามันเป็นหนทางไปสู่เป้าหมายภาพรวมที่หวังไว้ สามารถหาคนทำในสิ่งที่ไม่อยากทำหรือไม่ถนัดที่จะทำได้ และสุดท้ายคือ มีความสุขที่ได้ทำ ส่วน 80% ที่เหลือ จะทำงานอยู่กับสิ่งที่คนอื่นต้องการให้ทำ แต่ตัวเองไม่ได้มีส่วนลงทุนอะไรตรงนั้น ทำงานในงานที่ต้องการอย่างเร่งด่วนบ่อยๆ ใช้เวลาไปกับงานที่ไม่ถนัดเสียมาก การทำงานใช้เวลามากกว่าที่คิด และรวมไปถึงการที่พบว่า ตัวเองบ่นเรื่องงานอยู่ตลอดเวลา

บทความใน i am ia เพียง 20%ของบทความทั้งหมด ที่จะมีคนอ่านเป็น 80% ของผู้อ่านทั้งหมด

และยังอีกมากมาย ทั้งเรื่องในชีวิตจนไปถึงธุรกิจพันล้าน ที่สามารถประยุกต์ใช้กฏ 80/20 นี้ได้

 

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่า ควรจะสนใจแต่ 20% ที่ดีๆโดยไม่สนใจ 80% ที่เหลือ หรือออกกฏควบคุม 80% ที่ด้อยกว่าจนไปกระทบ 20% ที่ดีๆ การจัดการควรจะมุ่งเน้นไปที่ ทำอย่างไรที่ทำให้ส่วนที่ด้อย ได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังไม่ควรใช้กฏ 80/20 โดยปราศจากการสังเกตอย่างถ้วนถี่ด้วย
อย่างเช่นในการออกแบบ User Interface,
เมนูหรือฟังก์ชั่นทั้งหมดในโปรแกรม มีเพียง 20% เท่านั้นที่ใช้หนักๆถึง 80% ของการใช้ทั้งหมด

ในโปรแกรมที่ค่อนข้างซับซ้อน จึงมีการออกแบบ interaction ในแบบที่ต้องทำให้ฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อย เรียกได้ง่าย และหาฟังก์ชั่นที่ใช้งานน้อยรองๆลงมาได้อย่างง่ายดายด้วย โดยที่ไม่ต้องมาแบฟังก์ชั่นทั้งหมดภายในหน้าเดียวแบบแผงขายผักขายปลา

 ธุรกิจดิจิตอลแบบ Long Tail ก็เป็นการจัดการกฏ 80/20 ที่เยี่ยมยอดเช่นกัน

ว่ากันว่า 20% ของหนังสือทั้งหมดในท้องตลาด ทำรายได้ 80% ของรายได้ทั้งหมดจากการขายหนังสือ ธุรกิจเก่าจำเป็นต้องใช้กฏนี้ และ focus ที่ 20% นั้น เพราะข้อจำกัดในเรื่องต้นทุน และพื้นที่ในการเก็บหนังสือ

80% ของหนังสือในท้องตลาดจึงไม่ค่อยมีโอกาสเติบโต เพราะผู้จำหน่ายอาจจะไม่เล่นด้วย

แต่เมื่อธุรกิจดิจิตอลเข้ามา ส่วน 80% ที่เหลือ ซึ่งดูด้อยกว่า หรือตามกฏแล้ว ก็เป็นส่วนที่สร้างรายได้ให้เพียง 20% ก็ได้มีโอกาสลืมตาอ้าปาก

 

กฏ 80/20 นี้ ก็ยังนิยมนำมาใช้กับกฏของ Parkinson เพื่อทำให้การทำงานผลิตผลงานออกมาให้ได้มากและดีที่สุด

กฏของ Parkinson นั้น ว่าด้วยการทำงานในเวลาจำกัด สมมติว่า มีงานหนึ่ง นายให้มาทำให้เสร็จภายใน 24 ชั่วโมง ด้วยความกดดันทางด้านเวลา บังคับให้คนทำงานต้อง focus ในงานเพื่อเค้นพลังทำงานให้สำเร็จเสร็จออกมาทันเวลา

แต่ถ้าให้งานเดียวกันนี้ ให้ทำให้เสร็จภายใน 1 สัปดาห์ 6 วันจะสูญเปล่าไปกับการที่ยังไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอัน ถ้าเปลี่ยนเป็นให้ทำให้เสร็จภายใน 1 เดือน ก็จะมีเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์มากยิ่งขึ้น

ดังนั้น การที่ให้ระยะเวลาการทำงานที่มีความกดดัน (อย่างเป็นเหตุเป็นผล) มักจะทำให้ผลผลิตมีคุณภาพเท่าเทียมหรือดีกว่ามาตรฐาน เพราะมีการ focus กับงานที่มากกว่า

เวลาที่จะใช้ 2 กฏนี้รวมกัน จึงใช้ในลักษณะที่ว่า
1. จำกัดงาน เลือกเฉพาะสิ่งที่สำคัญ เพื่อจะได้ให้ระยะเวลาการทำงานสั้นลง (ตามหลักการ 80/20)
2. ทำให้ระยะเวลาในการทำงานสั้นลงโดยเลือกทำแต่งานที่สำคัญ (ตามหลักการของ Parkinson)

สรุปก็คือ เมื่อสองพลังผนวกเข้าหากัน คำตอบคือ การเลือกงานที่สำคัญที่จะสร้างรายได้ให้ได้มากที่สุด แล้วจัดตารางการทำงานให้กระชับมากๆเข้าและให้ชัดเจน

นี่เป็นหลักการแบบเดียวกับที่ 37signals ใช้ในการทำงาน


Let limitations guide you to creative solutions
There’s never enough to go around. Not enough time. Not enough money. Not enough people.

That’s a good thing.

ไปอ่านต่อได้ที่
http://gettingreal.37signals.com/ch03_Embrace_Constraints.php
โดยรวมแล้ว เป็นหลักการที่น่าสนใจ และน่าลองทำดู
ส่วนใหญ่แล้ว เราคงไม่สามารถเลือกทำงานแค่ 20% อย่างที่เราต้องการได้
แต่การจัดลำดับความสำคัญของงาน
และวางแผน execute งานไปตามลำดับ
มีการจัดการที่ดีกับงานที่ทำแล้วไม่ได้ประโยชน์มากนัก
ก็ทำให้เราจะได้ผลผลิต แทนที่จะเป็น 80% เฉพาะที่ focus ที่ 20% หลัก
แต่ยังได้ 20% ที่เหลือจาก 80% ด้วย

อ้างอิง
http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/Pareto081202.htm
http://www.envisionsoftware.com/articles/Pareto_Principle.html
http://lifehacker.com/software/book-excerpt/parkinsons-law-and-the-4+hour-workweek-262343.php
http://www.aafp.org/fpm/20000900/76the8.html